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Pourquoi devriez-vous externaliser une mission ou un projet ?

21 janvier 2020

Les métiers du marketing et de la communication sont en constante évolution et les expertises et compétences qui vont avec suivent donc la même orientation. Ainsi, les directeurs Marketing et Communication ont désormais de plus en plus recours à des ressources externes pour effectuer certaines missions qui demandent des expertises spécifiques. L’externalisation de mission s’est démocratisé grâce aux plateformes de mise en relation entre freelances et entreprises comme Malt par exemple, le digital rendant plus accessible ces spécialistes et le travail en “mode projet”. Le freelancing n’est bien sûr pas la seule option pour externaliser une mission / une expertise spécifique, d’autres solutions d’outsourcing comme le placement d’experts existent.

Certaines compétences et expertises sont très recherchées puisqu’elles demandent une formation continue au vue des logiciels et algorithmes qui changent régulièrement. D’autres missions peuvent exiger des profils comptant un certain nombre d’années d’expérience pour pouvoir vous aiguiller, challenger le statu quo et être opérationnel en un temps record. Bien sûr, le salaire (ou TJM) va avec ces exigences. Pour tout cela, externaliser une mission est une décision stratégique.

A ce sujet, les directeurs ou responsables de projet se retrouvent souvent face à une difficulté : quand privilégier l’externalisation versus l’internalisation d’une compétence / expertise ou d’une mission ?
– Comment déterminer si votre mission / projet se prête à l’externalisation ?
– À quel moment externaliser une mission ?
– Comment réaliser le cadrage votre mission avant de faire appel à un expert ?

Et si externaliser vos projets vous rendait service et vous faisait gagner en sérénité ? C’est ce que nous allons voir en 5 minutes dans cet article.

Déterminer si votre mission peut être externalisée

Externalisation

3 critères déterminent si votre mission ou projet peut être externalisé :
– l’expertise recherchée
– la temporalité du projet
– le budget

L’expertise nécessaire : les questions à vous poser

  • Disposez-vous des compétences / expertises nécessaires à ce projet en interne ?
  • Si oui, ces ressources sont-elles disponibles pour participer à la mission (charge de travail actuelle, implication, …) ?
  • Si non, avez-vous la possibilité de recruter, de faire une demande aux RH, de trouver la ressource nécessaire au sein d’une autre équipe (mobilité interne) ?

La temporalité : les questions à vous poser

  • Votre projet est-il pérenne ou ponctuel et défini dans le temps ?
  • Le poste à pourvoir a t-il vocation à être conservé une fois la mission achevée ?
  • Avez-vous de la visibilité sur la durée de la mission (semaines, mois, années) ?
  • Votre projet est-il urgent ? Pouvez-vous attendre qu’une ressource interne vienne gonfler les rangs de votre équipe ?

Le budget : les questions à vous poser

  • Avez-vous un budget à consacrer au recrutement d’un externe ? Ce budget peut être pris sur le budget du projet en question ou sur un budget de “fonctionnement”.
  • Etes-vous soumis à une obligation de mise en concurrence (marché public) ?
  • Cette demande doit-elle être validée par votre service achat ?

Ces questions vont vous permettre d’évaluer si votre mission se prête à l’externalisation. Plus l’expertise recherchée sera spécifique et le caractère urgent du projet, plus le projet se prête à l’externalisation. En effet, le sourcing en externe est beaucoup plus rapide qu’en interne. D’autant plus si vous passez par une solution qui vous permet d’avoir un interlocuteur dédié qui connaît et comprend votre besoin et vos problématiques.

Notre conseil : cherchez des experts de votre secteur pour réaliser l’outsourcing. Un généraliste comprendra moins vos problématiques et vous proposera des profils sans doute moins pertinents pour répondre à votre besoin.

Si votre projet est défini dans le temps (suivi de projet de refonte de site web, de développement d’une nouvelle application, campagne d’anniversaire de marque, changement de solution marketing…), faire appel à une ressource externe est d’autant plus pertinent que le poste n’a pas vocation à être conservé dans la durée. A quoi bon passer du temps à recruter en CDI un profil avec une expertise bien spécifique (ce qui est d’autant plus compliqué avec les tensions sur le marché du recrutement) alors que votre besoin a une durée déterminée (et cela même s’il peut s’agir de plusieurs années) ?

Le bon moment pour externaliser une mission

Boussole

Au delà des cas vus précédemment, il peut être judicieux d’externaliser pour d’autres raisons et à d’autres moments.

  • Si vous avez un projet urgent et que vous n’avez pas la possibilité de recruter en interne pour le moment (gel des embauches, lenteur des process de recrutement, déficit de marque employeur…)
  • Si vous avez besoin d’une vision extérieure
  • En remplacement d’un congés maternité, d’un arrêt maladie longue durée ou en raison d’un fort absentéisme
  • Pour faire face à un pic d’activité temporaire (saisonnalité produit, anniversaire de marque, lancement nouveau service / produit…)

Notre conseil : n’attendez pas que vos RH trouvent pour vous. Soyez proactifs et étudiez plusieurs solutions avant de leur faire une demande. Si vous le sentez, faites équipes avec eux en leur proposant de passer par une solution externe, spécialiste de vos problématiques métier.

Préparer une demande de ressource externe

Choisir les bons outils

Ça y est vous êtes convaincu des avantages de l’externalisation pour la réalisation de votre projet. Afin de trouver le meilleur profil dans le timing souhaité, il est important de préparer votre demande.

  • Préparer un brief : il s’agit de cadrer les contours de la mission en réalisant une sorte de fiche de poste. Profil, expériences et compétences recherchées, date de début souhaitée, durée et lieu de la mission, …
  • Déterminer le budget alloué : vous pouvez aussi bien parler en TJM ou en équivalent salaire mensuel. L’important est de savoir de quel budget vous disposez pour la rémunération de l’expert qui va vous rejoindre.
  • Rechercher la bonne formule : faire appel à une agence, un freelance, un expert qui renforcera vos équipes… Pour vous aider à faire ce choix en fonction de vos besoins, nous avons réalisé un comparatif des solutions d’externalisation existantes.
  • Une fois la solution choisie, vous rapprocher du bon prestataire. C’est à dire, celui qui vous fera gagner du temps et trouvera le profil le plus adapté à vos besoins. Pour ça on ne peut que vous conseiller de faire appel à Genius s’il s’agit de besoins en marketing digital et communication 😉

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