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Au secours, je dois intégrer un “externe” dans mon équipe !

15 mars 2019
Goodies Genius

Externe, “AE” (Assistant Extérieur), Intérimaire, Consultant, Expert, Genius… Quel que soit le nom que vous donniez à ces “ressources humaines” qui viennent renforcer vos équipes le temps d’une mission ou d’un projet, ils n’en restent pas moins des collaborateurs à part entière. Qui dit nouveau collaborateur dit accueil, intégration, onboarding. Là encore, quel que soit le nom donné à ce process, il est important de le préparer AVANT l’arrivée du petit nouveau. Pas d’improvisation, comme l’a si bien dit Coco Chanel :  “vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression. Dans cet article, on vous livre les best practices d’onboarding relevées par nos Genius au cours de leurs missions. 

4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. Etude Bersin by Deloitte

Alors, comment bien onboarder des ressources externes au sein de votre équipe ? Checklist d’un onboarding réussi :

1 • Envoyer un mail de bienvenue personnalisé à votre futur collaborateur quelques jours avant le D-Day avec des instructions pour son arrivée : heure d’arrivée, accès aux bureaux et autres infos utiles pour sa prise de poste.

2 • Préparer son arrivée comme s’il était un collaborateur interne à l’entreprise. Si vous disposez d’un “welcome pack” spécifique avec des goodies aux couleurs de votre entreprise, c’est le moment d’en sortir un des cartons. Cela fait toujours plaisir et permettra à votre nouvel arrivant de se sentir pleinement membre de l’entreprise. Vérifiez la veille que vous pouvez cocher toutes les cases de cette checklist :

✅  Ordinateur / Pack informatique prêt  (si c’est vous qui le fournissez)
✅  Adresse mail créée
✅  Badge d’accès aux locaux activé
✅  Organigramme de l’équipe imprimé

A mon arrivée, une place était prête pour moi avec tout mon pack : ordinateur portable, badge d’entrée, carte de cantine. Je savais qui contacter si j’avais des questions logistiques, pour m’aider durant mes premiers jours”.
Hélène Manuceau, chef de projet digital en mission chez Eurovia (Groupe Vinci)

3 • Prévoir un petit déjeuner d’accueil et une présentation officielle à l’équipe (ainsi qu’à l’ensemble du service). L’idéal : introduire le consultant en parlant de ses futures missions au sein de l’entreprise afin de le mettre en avant “pourquoi rejoint-il votre équipe ?”, “quelle est son expertise ?”, “pourquoi vous l’avez choisi ?” puis le laisser faire un mot d’introduction sur lui et son expérience. Clore le discours avec un petit mot rassurant pour le mettre en confiance.

“Pour commencer j’ai eu le droit à un petit déjeuner d’accueil et le plus appréciable, c’est que toute l’équipe était vraiment présente pour moi durant ce temps de pause, à l’écoute, sans regarder leurs téléphones, leurs mails, …”
Matthieu Turquetil, chargé de communication en mission chez BNP Paribas

4 •Prévoir un déjeuner d’équipe. Le consultant ne doit jamais se retrouver seul à déjeuner lors de son premier jour. Il n’aura peut-être pas accès à la cantine de votre entreprise. Dans ce cas, il est important de prévoir un déjeuner dans un lieu extérieur. Ainsi, il pourra commencer à tisser des liens, professionnels (et personnels), avec les différents membres de l’équipe.

J’ai eu droit à un welcome lunch et j’ai été identifiée et présentée immédiatement lors de ma semaine d’arrivée”.
Caroline Der Kazarian, Chargée de projets Marketing en mission chez Foncia

L’onboarding, facteur clé de succès d’un consultant opérationnel, rapidement

5 • Remplir l’agenda du consultant pour les deux prochaines semaines. Pensez à lui envoyer les invitations aux réunions auxquelles il serait pertinent qu’il participe. Il les trouvera en ouvrant sa boîte mail – c’est toujours mieux que de trouver une boîte vide – et lui permettra de réaliser qu’il était réellement (très) attendu !

6 • Préparer en amont les éléments dont le consultant doit prendre connaissance en priorité. Les premiers jours sont souvent synonymes de “lecture”, pour comprendre les enjeux de l’entreprise, du projet, se mettre à niveau sur les en-cours. Là encore, vous pouvez lui transférer les documents à l’avance afin qu’il les trouve dans sa boîte de réception dès son 1er jour.

7 • Présenter le consultant à toutes les partie prenantes, internes et externes des projets. Cela peut faire l’objet d’un mail, d’un déjeuner ou d’une réunion ad hoc.

Mon responsable avait prévu le Kick-Off projet, dès le lendemain de mon arrivée, avec les acteurs projet côté agence, autour d’un déjeuner”.
Hélène Manuceau, chef de projet digital en mission chez Eurovia (Groupe Vinci)

8 • Définir les attentes de départ et faire des points d’avancement réguliers avec le consultant tout au long de sa mission.

Dès mon premier jour, mon responsable direct avait réservé son après-midi pour m’expliquer ce qu’il attend de ma mission et des objectifs qu’ils aimeraient atteindre. Ce point m’a permis de bien cerner ma mission et de pouvoir comprendre le périmètre projet pour être rapidement opérationnelle”.
Hélène Manuceau, chef de projet digital en mission chez Eurovia (Groupe Vinci)

9 • Ne pas le cantonner à un périmètre trop strict. L’avantage d’un externe est aussi sa vision globale et la richesse de ses expériences. Vous pourriez être surpris des compétences et domaines d’expertise de votre nouvelle recrue. Laissez lui la place pour pouvoir exprimer ses talents et vous surprendre. Faites-lui comprendre qu’il a le droit de prendre des initiatives.

“J’ai été vite consulté pour apporter mon point de vue sur différentes missions, ils ont pensé à se servir de mon recul dès le 1er jour. Ainsi que la possibilité d’indiquer mes compétences principales pour éventuellement participer à des projets transverses”.
Matthieu Turquetil, chargé de communication en mission chez BNP Paribas

10 • Etre clair et transparent sur le “package” versus les internes : accès à la cantine, possibilité de télétravailler… Il y a parfois un écart entre les droits des internes et des externes. C’est le point noir qu’il faut veiller à lever dès le début. Sans quoi le consultant risquera de toujours se sentir à part. Mettez ces points au clair avec l’employeur de votre consultant avant son arrivée. Cela vous permettra de vous assurer que l’écart ne soit pas trop grand et déceptif pour le candidat.

« Chez Genius, nous attachons une importance particulière à la réduction de cet écart qui peut parfois sembler défavorable aux yeux du consultant. Pour cela, nous misons sur l’animation de la communauté avec un programme de formation continue et des événements – professionnels et de team building – afin d’infuser la culture d’entreprise. Cela leur permet de se sentir pleinement appartenir à une entreprise et éviter cette sensation d’avoir “le cul entre deux chaises” comme on dit » Josselin Martin, Cofondateur de Genius

11 • Prévoyez du temps le jour J : onboarder un nouvel arrivant prend nécessairement du temps. Vous aurez tout à gagner à vous dégager une demie-journée voire une journée complète le jour de son arrivée pour l’accompagner au mieux dans sa prise de poste. Ce ne sera que du temps gagné pour la suite !  

Dans ma précédente expérience, mon ancien manager n’était pas là le jour de mon arrivée car c’était son jour de télétravail… je n’ai jamais été annoncée comme nouvelle arrivante. Quatre mois plus tard je cherchais toujours mes interlocuteurs.
Caroline Der Kazarian, Chargée de projets Marketing en mission chez Foncia

Vous voilà prêt à accueillir un externe dans votre équipe !

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